Constantemente converso com empresas que querem otimizar seus processos para se tornarem mais ágeis, produtivas, competitivas e consequentemente mais lucrativas.
Muitos pensam que automação de processos é algo para grandes empresas, quando na verdade existem diversas ferramentas acessíveis para pequenas empresas e simples de usar.
Quem estuda Inbound Marketing e Redes Sociais, já sabe que o marketing está cheio de automações para empresas de qualquer tamanho, através de ferramentas como RD Station e mLabs. Nesse artigo vou me concentrar nos processos internos que são pouco falados e recentemente tem sido tema de muitas perguntas que recebo.
Departamento Financeiro e Contábil
Você calcula os impostos, faz seus pagamentos e controla sua contabilidade em uma planilha no Google Drive? Muita gente pensa que por usar uma plataforma digital automaticamente está fazendo esse processo de forma digital, não é verdade.
A vantagem de digitalizar é desmaterializar. Se você digitaliza suas notas fiscais, boletos, pedidos de compra e venda e outros documentos internos da empresa, então agora você pode manipular esses objetos de formas completamente diferentes. Continuar fazendo os mesmos processos, porém em uma planilha ao invés de um caderno não é digitalização.
Por exemplo, você pode exportar seu extrato bancário para plataformas como o Contabilizei, um serviço de contabilidade digital. O Contabilizei automaticamente vai classificar os lançamentos e fazer sua contabilidade.
Se você emitir suas notas fiscais pela Contabilizei, o processo fica ainda mais automatizado já que ele fará os lançamentos contábeis e a conciliação dessas notas com o extrato bancário automaticamente.
Gestão de Projetos
Já vi muita gente cuidando de projetos digitais na base do post-it, e tudo bem usar post-its, existem algumas metodologias ágeis que usam post-its para acompanhar o desenvolvimento das tarefas, porém com o trabalho remoto as equipes foram forçadas a migrar para “post-its digitais” e temos muitos aplicativos para gerenciar projetos remotamente e incluir na gestão outros departamentos da empresas como vendas e financeiro.
Alguns dos sistemas mais utilizados para gestão de projetos são Trello, Monday.com e Asana. E se você usa uma ferramenta como o Zapier dá para integrá-los com diversos outros apps.
Por exemplo no Zapier você pode configurar ações como:
- O cliente assina um contrato na DocuSign e automaticamente o Zapier inicia um projeto no Trello;
- Uma tarefa finalizada no Trello pode disparar através do Zapier um pedido de assinatura na DocuSign.
Gestão de Contratos
E falando em contratos, já parou para pensar quanto tempo e dinheiro você perde com:
- Impressão e assinatura do contrato;
- Contratação e orientação do motoboy;
- Tempo e custo do cartório;
- Tempo e custo dos correios;
- Tempo para o contrato chegar no destino;
- O seu tempo gasto nessas tarefas.
Quando você calcula todos esses custos, fica claro que usar uma ferramenta como DocuSign economiza tempo e dinheiro. Além disso, um processo ágil costuma encantar os clientes e melhorar suas experiências.
E fique tranquilo que, a assinatura eletrônica, tem validade jurídica.
E ainda, como já falei anteriormente, você pode integrar o DocuSign com o Zapier e fazer com que o contrato assinado dispare automaticamente diversos outros processos na empresa.
Automação de vendas
Como sua equipe de vendas controla os contatos e as etapas de negociação com cada um desses contatos? Numa planilha? Alguns ainda fazem isso em um caderno!
Usando uma ferramenta como Pipedrive você consegue:
- Colocar todos os contatos em um só lugar;
- Distribuir os contatos entre a equipe de vendas;
- Anotar o que aconteceu nas ligações e reuniões para fácil consulta posterior;
- Apontar os valores em negociação;
- Controlar a fase da negociação (o quão próximo está do fechamento);
- Gerar relatórios de previsão de venda para controlar suas metas e muito mais!
Ao chegar na fase de fechamento do Pipedrive é possível integrar com o Zapier e solicitar automaticamente a assinatura do contrato via DocuSign.
Sim, todas essas ferramentas tem um custo, mas se você calcular o tempo que você, sua equipe ou seus funcionários gastam, verá que além de terminar tudo mais rápido e ser mais prático acaba saindo mais barato.
Espero que esse conteúdo te ajude a atender com mais eficiência seus clientes, resolver os processos internos mais rapidamente e ter tempo para vender mais ou entregar mais projetos, ou quem sabe, descansar um pouquinho!
Publicado originalmente no LinkedIn
