Já ouviu falar de Procrastiworking? É um tipo muito peculiar de procrastinação que atinge boa parte dos profissionais atualmente. Você não fica sem fazer nada, mas entre as dezenas de tarefas pendentes você escolhe aquelas que você gosta ao invés daquelas que você realmente precisa fazer.
Se identificou? Pois é… Bate aquela sensação forte de estar se enganando né? Pelo menos saiba que você não é o único sofrendo com isso, mas dá pra melhorar se você definir as prioridades com clareza.
Antes de falar aqui sobre prioridades precisamos conversar sobre outro tópico: será que você realmente precisa fazer todo o trabalho que você faz atualmente?
Existem algumas regras pra te ajudar com isso, a primeira é conhecida como regra dos 2 minutos, basicamente ela diz: se você consegue resolver em apenas 2 minutos não deixe para mais tarde. Faça agora! Alguns usam essa regra como 3 ou 5 minutos. Na prática funciona muito bem nesses intervalos de tempo e acaba diminuindo bastante a sua lista de pendências.
Outra regra similar, mas na verdade complementar, é a regra dos 10 minutos: se alguma coisa demorar mais de 10 minutos para ser feita você deve quebrá-la em tarefas menores ou delegar para outra pessoa!
E antes que você pense que essa regra se aplica apenas para cargos de liderança entenda que delegar pode significar pagar alguém para fazer por você, ou ainda contratar algum tipo de serviço digital ou aplicativo.
Caso não seja uma tarefa delegável é importante se perguntar ante de quebrá-la em tarefas menores: eu realmente preciso fazer isso? Muitas vezes temos ideias incríveis, anotamos para fazer depois, e quando voltamos na ideia, se refletirmos um pouco, podemos chegar a conclusão de que é muito investimento de tempo para pouco resultado.
Agora que você tem uma lista de tarefas que realmente precisam ser feitas você pode usar métodos como ICE Score, Matriz de Eisenhower, Matriz GUT ou ainda combinar esses métodos para definir as prioridades. O objetivo dessas técnicas de priorização é fazer primeiro o que vai te dar o máximo de resultado. Talvez você ainda atrase alguma coisa (principalmente se estiver sobrecarregado), mas você terá resolvido as tarefas mais importantes.
Falando em estar sobrecarregado aqui tem outra dica importante de produtividade. Além de verificar se você pode delegar uma tarefa ou deixar de fazê-la, é importante analisar também se você pode automatizá-la. Fala-se muito da automação roubando empregos, mas às vezes ela pode salvar pessoas sobrecarregadas. Usando ferramentas Low Code como Zapier e IFTTT é possível automatizar uma série de tarefas digitais com pouco ou nenhum conhecimento de programação.
Porém não dá pra acabar com sua lista de tarefas se você vive em reunião, certo? Existem muitas reuniões hoje que definitivamente poderiam ser um e-mail ou que talvez você não precisasse participar. Eu tenho um pequeno guia para reuniões produtivas:
- Organize todo o material e envie anteriormente.
- Convide somente quem precisa debater, cuja opinião precisa ser ouvida.
- Explique no convite que tipo de contribuição você espera de cada pessoa na reunião para que ela venha preparada.
- Faça uma ata da reunião, de preferência colaborativa, com um Google Docs aberto e compartilhado entre todos os participantes da reunião.
- Envie a ata para todas as pessoas afetadas pelas decisões tomadas na reunião.
Com essa dica é possível fazer reuniões mais curtas, evitar reuniões que seriam apenas para apresentar alguma coisa e poupar o tempo das pessoas que não teriam voz ativa na reunião. Espero que as dicas acima talvez lhe economizem alguns slots de agenda.
Mas nada disso funciona se você estiver estressado, à beira de um ataque de nervos (burnout) ou lidando com ansiedade e pânico. Não existe produtividade sem saúde mental. Trabalhar no máximo 8 horas por dia, usar suas 8 horas livres para relaxar (incluindo exercícios) e dormir 8 horas de sono é a maior receita de sucesso que eu já ouvi falar. Sei que essa fórmula 8/8/8 é um privilégio muito grande, então se no seu caso for bastante complicada segui-la tente ao menos fazer 30 minutos diários de exercícios (você pode substituir parte de algum trajeto diário por caminhada), durma no mínimo 7 horas e desconecte-se durante o final de semana.
A cabeça tá boa, as tarefas estão organizadas, a agenda livre de reuniões desnecessárias? O que falta agora? Que tal umas dicas de concentração.
Em primeiro lugar esqueça essa coisa de multitasking. Você termina uma tarefa muito mais rápido e com melhor qualidade se conseguir se focar em uma única coisa! Ouvir música ajuda, em especial Brown Noise (procure no Spotify ou YouTube) e fazer pausas de 5 minutos a cada 25 minutos trabalhados (também conhecido como técnica pomodoro). Nesse tempinho aproveite para tomar uma água, ir ao banheiro, levantar da cadeira e dar uma espreguiçada.
Espero que essa dicas te ajudam a se tornar mais produtivo. Para se aprofundar no assunto recomendo meu curso de Técnicas de Produtividade e Alta Performance disponível na ESPM.
