Comunicar nunca foi simples. Temos vários idiomas no mundo, temos diversos alfabetos, símbolos incorporados à escrita, temos muitas fontes de escrita e novos meios de comunicação.
Diferentes meios colocam obstáculos adicionais à nossa comunicação. Um texto escrito não passa sentimentos que podem ser percebidos no tom de voz, assim como um áudio não transmite a postura corporal da pessoa.
Por isso, na comunicação online é preciso tomar ainda mais cuidado para se comunicar.
É um erro comum transferir a responsabilidade da compreensão ao receptor. Se queremos ser bem compreendidos devemos sempre buscar nos comunicar da melhor forma possível para alcançar nossos objetivos.
Estrutura da comunicação assertiva
Qual o seu objetivo?
Qual resultado você quer atingir com esse conteúdo? Você vai orientar alguém sobre alguma coisa? Vender algo? Obter informações?
Quem é seu interlocutor?
Se você quer orientar alguém é preciso ter clareza do que a pessoa sabe ou não sabe. Às vezes é melhor fazer algumas perguntas e ouvir antes de falar e passar instruções mais claras e detalhadas. Por outro lado, se é alguém com muita experiência, é melhor passar as informações de forma resumida para não deixar a conversa cansativa, ou explicar algo para quem poderia estar lhe ensinando.
Se você quer vender, é importante saber quais problemas a pessoa tem, e como o produto ou serviço que você tem resolve aquele problema.
Se você quer obter informações é importante sondar antes até onde a pessoa pode lhe ajudar. Talvez você nem esteja falando com a pessoa correta.
Sua mensagem é uma ponte
Agora que você tem a clareza do objetivo e conhece seu interlocutor, pense na sua mensagem como uma ponte, ela vai conectar você e o seu interlocutor através daquele objetivo.
Uma ponte precisa de dois lados para se manter em pé. Se nos preocuparmos apenas com o nosso lado, não conseguiremos fazer a conexão com o outro.
Comunicação assíncrona
Quando você emite uma mensagem e não sabe quando o seu interlocutor vai ler e responder, estamos falando de comunicação assíncrona.
Antes da internet a carta era um exemplo comum de comunicação assíncrona. Uma resposta poderia demorar semanas, então tentávamos transmitir nossa mensagem com o máximo de clareza e detalhes, já que o destinatário não poderia tirar suas dúvidas imediatamente com o remetente.
Com a internet esse tipo de comunicação se popularizou. Basicamente toda a comunicação da internet pode ser feita de forma assíncrona: e-mails, redes sociais e WhatsApp entre outros.
Muitas pessoas usam a internet como se fosse um telefone: enviam um “oi tudo bem?” e esperam que a outra pessoa responda, para só então contar o assunto da conversa. O resultado, quando o outro não está online para responder imediatamente, é que a conversa demora muito mais tempo para terminar.
Na comunicação online, não sabemos se a outra pessoa responderá imediatamente. Ela pode estar em um compromisso, concentrada em algum projeto, com algum problema pessoal, ou ainda noutro fuso horário.
Para nos comunicarmos de forma mais assertiva no ambiente online temos de praticar conversas assíncronas. Enviando o máximo de informações para que o destinatário tenha tudo o que precisa para nos responder sem fazer um monte de perguntas.
Como implantar conversas assíncronas?
• Seja direto: Comece a mensagem dizendo que você quer. Pode colocar um “oi tudo bem”? ou perguntar da família, mas não espere resposta para começar a falar.
• Defina prazos: Deixe claro para “quando” você precisa da resposta.
• Defina objetivos: Explique por que você precisa daquela informação, dependendo do objetivo seu destinatário pode lhe dar respostas diferentes.
• Adiante o máximo de informação sobre o problema: Não espere a outra pessoa lhe pedir mais detalhes, envie todos os detalhes que você considerar relevantes!
• Compartilhe possíveis soluções com os prós e contras de cada opção: Se você já analisou uma situação e está pedindo ajuda para decidir, compartilhe o que você já encontrou. Assim a pessoa do outro lado pode continuar o raciocínio a partir do ponto em que você parou.
• Alinhe as expectativas: Deixe claro o que você espera da outra pessoa, qual o motivo de estar escrevendo para ela. Talvez ela não seja a melhor pessoa para lhe responder e nesse caso pode repassar para alguém que possa atender suas expectativas.
• Tenha um roteiro ou checklist pronto para enviar: Conforme você vai organizando seus projetos e tarefas diárias é possível montar checklists de comunicação. Por exemplo, “informações necessárias para começar um projeto”, “dados necessários para criar um contrato”, entre outros. Assim você não se esquece de perguntar nada quando tiver de escrever uma mensagem.
A inteligência emocional e a comunicação não violenta
• É muito comum sermos agressivos na nossa comunicação, e na maioria das vezes isso acontece “sem querer”. Existem diversos motivos que podem levar a uma comunicação agressiva:
• Preconceitos diversos: muitas vezes o preconceito é estrutural, vem da forma como você foi criado, porém, isso não é uma desculpa para perpetuar esse preconceito. Vivemos em uma sociedade moderna onde você pode pesquisar sobre machismo, racismo, homofobia e ajustar sua forma de ver o mundo.
• Egolatria ou egocentrismo: é comum, principalmente nas relações hierárquicas, você considerar a sua percepção/opinião mais importante do que a dos outros, ainda que de forma inconsciente. É preciso dar ao subordinado o mesmo valor que você dá aos seus próprios pensamentos. Afinal de contas você o contratou porque encontrou habilidades e qualidades que você não possui.
• Não saber lidar com as próprias emoções: muitas vezes somos irônicos, ou agressivos, porque estamos nos comunicando sem considerar as nossas emoções e a do outro.
Sempre que for conversar com alguém é importante considerar:
• O que você está sentindo no momento? Raiva, tristeza e frustração são sentimentos que podem estar incorporados a sua fala. É importante entender como as emoções afetam o seu raciocínio e muitas vezes deixar para se comunicar quando você estiver com a mente menos “nublada”.
• E os sentimentos do outro? Aquilo que você vai comunicar, vai ajudar ou prejudicar a pessoa? Ela já está em uma situação emocional adversa? A sua mensagem pode afetar a emoção daquela pessoa? Pensando antecipadamente nas emoções do outro você pode prepará-lo além de adequar a sua fala.
• Você pode ser mal interpretado? Existem diversos termos em nossa sociedade que além de serem preconceituosos desde a sua criação, podem disparar gatilhos emocionais no seu interlocutor. Revisar o seu vocabulário para remover esses termos evita ser mal interpretado e torna as conversas mais leves.
Vivemos em uma era onde todos temos potencial para transmitir nossos pensamentos para o mundo inteiro. Se você quer impactar o máximo de pessoas da maneira mais positiva possível, e fazer uma diferença na vida das pessoas, é importante cuidar com o máximo de carinho da sua comunicação.
Publicado originalmente no blog da Digital House Brasil.
